Amikor úgy döntünk, hogy webáruházat fejlesztünk vagy meglévő webshopunkat megújítjuk, akkor számos kérdéssel találjuk szembe magunkat. Milyen technológiát válasszunk, milyen keretrendszerre építkezzünk és nem utolsó sorban mely fejlesztőcéggel dolgozzunk együtt? A megfelelő keretrendszer és fejlesztőcég kiválasztása időigényes és odafigyelést igénylő folyamat. Ha az ajánlatkérést nem megfelelő módon és tartalommal végezzük, akkor a saját projektünket nehezítjük meg.
Érdemes ezért a webáruház fejlesztés előtt, már az ajánlatkérési szakaszban egy brief-et vagy sokkal inkább egy minél részletesebb üzleti specifikációt készítenünk. Ha így teszünk, akkor
- egyfelől időt spórolunk magunknak, hiszen kellő információ hiányában a fejlesztőcég úgyis kérdezni fog,
- másfelől pedig a beérkezett árajánlatok egymással összehasonlíthatók lesznek, hiszen azok a fejlesztőcégek, amelyektől ajánlatot kérünk, ugyanarra a műszaki scope-ra adnak majd ajánlatot.
Az üzleti specifikáció egy olyan fejlesztési dokumentum, ami egyértelműen leírja a fejlesztendő termék (webáruház, portál, szoftver, stb.) működését és követelményeit és ami segítségével ajánlatot tudunk kérni a fejlesztésre. Megfelelő üzleti brief nélkül a fejlesztők árajánlatai nem hasonlíthatók össze és nem is versenyeztethetők meg. Dokumentáció nélkül nem tudjuk, mennyire bonyolult és mennyi ideig tart a fejlesztés, és pontosan mennyibe kerül. Egy 1-2 oldalas saláta alapján bekért árajánlatok között szó szerint több milliós különbségek lehetnek. Üzleti specifikáció nélkül ráadásul nem derül ki, melyik pontenciális beszállító a legalkalmasabb a feladatra.
Ebben a cikkünkben ahhoz nyújtunk egy kis segítséget, hogy milyen kérdéseket érdemes átgondolni, körbejárni és nem utolsó sorban papírra vetni ahhoz, hogy webáruház fejlesztésünknek megadjuk az első fontos kezdőlökést. Ez a weboldal elsősorban Magento alapú webáruház fejlesztésekkel foglalkozik, ám az alábbi lista jelentős része más webshop technológiák kapcsán is releváns. Nézzük hát a témákat!
Általános üzleti információk
Az ajánlatkérésünkben célszerű szerepeltetni olyan indiktárokat, amelyek segítségével a fejlesztőcégek fel tudják mérni az e-kereskedelmi aktivitásunk intenzitását, a várható terhelést és ezek alapján technológiai ajánlásokat tudnak tenni. Néhány kérdés, amit ha előre megválaszolunk, segíthetjük a minél pontosabb eszközválasztást:
- Milyen látogatói forgalomra számítunk? Hány napi egyedi látogató átlagosan és kampány napokon?
- Várhatóan egy látogató hány oldalletöltést generál majd?
- Naponta átlagosan mennyi vásárlásra számítunk a webáruházunkban?
- Mekkora átlagos kosárértékkel számolunk? (Magasabb kosárértéknél hangsúlyosabbak a kosárérték növelő eszközök.)
A webáruház fejlesztésre vonatkozó ajánlatkérésünk mindenképpen tartalmazza továbbá a következő alapinformációkat is:
- Hány nyelvet szükséges kezelni az oldalon és amennyiben lesz nyelvi váltás, pontosan milyen nyelveken fut majd a webshop?
- Ha több nyelv lesz, miként kell megoldani a nyelvek közötti választást (pl. maunálisan, esetleg geolokációval)?
- Szükséges a webáruháznak több pénznemet kezelnie? Amennyiben igen, pontosan milyeneket? Ezeket egymásból számoljuk árfolyam alapján vagy egy terméknek több különböző ára is van (devizánként eltérő ártáblákkal)?
- Szükségünk van több boltra, boltnézetre egyazon webáruház installáción belül? Azaz szükség van-e arra, hogy a webáruház ugyanazon a webáruház rendszeren, ugyanazzal az admin felülettel, részben vagy teljesen azonos funkciókkal, de más design-ban egy másik URL-en másképpen jelenjen meg? Amennyiben igen, ezek milyen üzleti-logikai kapcsolatban állnak egymással?
- Van-e offline bolt a webshop mögött? Ha igen, akkor van-e esetleg bolthálózat és ezek milyen raktározási viszonyban állnak egymással és a webáruházzal? Miként történik az rendelések kiszolgálása? Az offline boltok végzik, vagy esetleg dedikált webshop raktárból történik?
- Célszerű ezeken felül röviden bemutatni a készülő webáruházat, annak üzleti céljait, amelyeket fontosnak tartunk megosztani a fejlesztőcéggel.
Termékadatok és termékkapcsolatok
A webáruház magját az abban értékesített termékek adják majd. Néhány jellemzően felmerülő kérdés, aminek célszerű elébe menni az ajánlatkérésünkben:
- Megközelítőleg hány terméket fog tartalmazni a webáruház és hozzávetőleg milyen gyakran frissül a terméktörzs?
- Miként kerülnek betöltésre a termékinformációk? (integráció vagy adminisztrációs felületen keresztül, esetleg ezek kombinációja?)
- Milyen terméktípusokat tervezünk használni simple product-ok mellett? (pl. konfigurálható termék, kötegelt termék, csoportos termék)?
- Vannak-e termék szettek, azaz „összecsomagolt” termékkollekciók, amik egyben megvehetők? Ha igen, akkor ezek külön cikkszámok?
- A termékekről milyen jellegű és terjedelmű leírások, szöveges tájékoztató anyagok legyenek elérhetők a termékoldalakon?
- Vannak-e a termékeknek technikai paraméterei, amelyeket valamilyen interaktív formában jelenítünk meg?
- Mutatunk-e kapcsolódó termékeket termékoldalakon?
- Kell-e a termékeket kategóriák mellett márkák szerint is rendezni?
- Mutassunk-e a felhasználónak upsell termékeket a kosárban?
- Lesznek-e a termékekhez letölthető anyagok, brossúrák, dokumentumok?
- Akarjuk, hogy a felhasználók értékelhessék, kommentelhessék a termékeket?
- Szeretnénk, ha böngészés közben a kulcsfontosságú oldaltípusokon a felhasználó látná, hogy korábban milyen termékek adatlapjain járt?
- Szükség van-e termék összehasonlító funkcióra? Rendelkezni fogunk-e megfelelő adatokkal az összehasonlításhoz?
Fizetési módok
A webáruházunkban a vásárlóknak fizetniük kell a termékekért, és ehhez fizetési módok egész sorát alkalmazhatjuk. Célszerű átgondolni és az ajánlatkérésünkben szerepeltetni, hogy milyen fizetési eszközöket szeretnénk biztosítani. A teljesség igénye nélkül néhány példa:
- Szinte biztos, hogy a webáruházunkban szükség lesz valamilyen integrált bankkártyás fizetési lehetőségre. Itthon és külföldön is számos bank nyújt erre megoldást, a hazaiak közül kiemelkedik például az OTP Bank és a K&H Bank.
- A bankkártyás fizetés megvalósítható valamilyen fizetési kapu (payment gateway) közbeiktatásával is (pl. Braintree).
- Gondoljuk át, hogy szeretnénk-e utánvétes fizetési lehetőséget biztosítani?
- Sok webáruházban van lehetőség banki átutalással fizetni előre utalásos fizetési móddal
- Megfontolandó lehet a PayPal bevezetése
Szállítási módok
A webáruházban megrendelt termékeknek valahogyan el is kell jutniuk a vásárlókhoz. Ezeket szállítási módoknak nevezzük, és fontos, hogy az ajánlatkérésben definiáljuk, milyen módon tervezzük a kiszállítást a vevők felé. Néhány példa:
- A házhozszállítást milyen futárcég végzi majd? A leadott rendelések automatikusan kerülnek majd a futárszolgálat rendszerébe vagy manuálisan rögzítjük őket?
- Nyújtunk-e esetleg feláras expressz (azonnali) kiszállítást?
- Szeretnénk-e biztosítani csomagpontos átvételi lehetőséget (például Pick Pack pont, Postapont, Foxpost)?
- Szeretnénk-e személyes átvételt biztosítani valamely üzletünkben, telephelyünkön?
Gondoljuk át azt is, hogy lesz-e ingyenes kiszállítás bizonyos rendelési volumen fölött, illetve hogy pontosan miként történik a szállítási díj meghatározása (rendelési volumentől függ, kiszállítási terület alapján változik, esetleg súly sávok alapján). Szállítunk-e külföldre és amennyiben igen, az miként befolyásolja a kínált szállítási módokat és szállítási díjakat? A felhasználó számára kijelzett szállítási idő egységes-e, esetleg terméktípusonként vagy készletadatok alapján változik?
Árak kezelése
Hasonlóan kritikus pont, hogy meghatározzuk, előreláthatólag milyen logika szerint történik majd webáruházunkban az árak kezelése. Néhány tipikus kérdés, amelyet fel szoktunk tenni az ügyfeleinknek, amikor nem kapunk erre vonatkozó egyértelmű információt:
- Miként kerülnek rögzítésre az árak? Manuális betöltéssel a webáruház admin felületén, import folyamat révén, esetleg valamilyen integráció / adatszinkron révén?
- Termékenként egy ár lesz, vagy a termékek rendelkeznek majd több különböző árral valamilyen szabály szerint?
- A konkrét termék árak mellett kijelzünk egységárakat is?
- A webáruház egységes adókulccsal (ÁFA) dolgozik, vagyis több adókulcs szerint történik a bruttó árak megjelenítése?
- Minden vásárló azonos árat lát majd? Vannak esetleg speciális vásárlói csoportok, akiknek eltérő árakat kell látniuk? Vannak esetleg olyan termékkörök, amelyek árait csak bizonyos felhasználói csoport láthatják?
- Milyen árszabályokat használunk majd? (pl. egyedi akciós árak, katalógus árszabály, kosár árszabály, kosárban és pénztárban beváltható kuponok)
Készletkezelés
Az e-kereskedelmi projektek jellemzően alaposan körbejárandó kérdése a webáruházon belüli készletkezelés. A termékekkel kapcsolatos készletinformációk erősen befolyásolják a konverziót, kihatással vannak az eladásainkra. A Magento igen fejlett stock management funkciókkal rendelkezik, amikre sok egyedi üzleti logika építhető. Gondoljuk át a következőket:
- Önálló webes készletet vagy offline üzletek készleteit értékesítjük? Esetleg ezek kombinációját?
- A készlet információk hogyan kerülnek a webáruházba?
- Milyen gyakran változik a készlet?
- A nem készleten lévő termékek kerüljenek le a frontendről vagy csak ne legyenek megvásárolhatóak?
- Milyen készlet állapotokkal számoljunk, és ezek miként befolyásolják a szállítási időt, esetleg elérhető szállítási és fizetési módokat?
- Miként, milyen pontokon és milyen hangsúllyal jelenjenek meg a készletinformációk?
- Szeretnénk-e a katalógusban szűrőket, rendezési és navigációs eszközöket építeni a készlet jellemzőkre?
Számlázás, logisztika
Miután a hazai törvényi előírások nem teszik lehetővé, hogy a számlákat közvetlenül a webáruházban állítsuk elő, így várhatóan szükségünk lesz arra is, hogy a webshopunkat integráljuk valamely akkreditált számlázó szoftverrel (vagy ügyviteli, vállalatirányítási rendszerrel, de erre még kitérünk lejjebb.) Gondoljuk át, hogy a számlázás miként történik, a rendelési adatok számlázáshoz szükséges továbbítását milyen módon képzeljük el! Amennyiben a logisztikai kiszolgáláshoz egyéb külső szoftvert is használunk (például valamilyen készletkezelő rendszer), akkor az ezzel való kapcsolódásra is térjünk ki az ajánlatkérésünkben!
Ergonómiai és funkcionális best practice-ek
Egy webes terméket jellemzően nem egyetlen alapötlet tesz kiválóvá. Egy funkciógazdag webáruház felépítését, megjelenését, működését és szolgáltatásait szó szerint több száz kisebb-nagyobb ötlet, elképzelés, apró, ámde egyedi megoldás alkotja. Amikor webáruházat fejlesztünk, nyilvánvalóan azzal kezdjük, hogy saját igényeink definiálásán túl megnézzük, mit és hogyan csinálnak a versenytársaink, milyen jó gyakorlatokat látunk a nemzetközi porondon, és ezekből megpróbálunk ötleteket meríteni. A jó webáruház kickoff terveiben keverednek a projekt-specifikus, egyéni elképzelések és a más portálokon látott jó példák. Bátran gyűjtsük ezeket össze, és emeljük be az ajánlatkérésünkbe!
ERP integrációs kérdések
Az ajánlatkérésünket – és a projekt műszaki komplexitását – erősen befolyásolja, ha a tervezett webáruházunkat integrálni szeretnénk meglévő vagy esetleg bevezetés alatt álló vállalatirányítási rendszerünkkel (ERP). A webshop-ERP integráció az e-kereskedelmi fejlesztések egyik sarokköve. Amennyiben szükség van rá, az egyik legfontosabb és legnagyobb műszaki tervezést igénylő fejlesztési feladategység.
A folyamatosan változó készletadatok közel valósidejű szinkronizálása, árak és árlisták kezelése, a rendelések ERP-be való továbbítása, ERP-ben definiált termékjellemzők megjelenítése a webáruházban vagy különböző fizikai boltokban jelenlévő termékadatok aggregálása a webshopban – csak néhány azon tipikus integrációs igények közül, amelyek egy üzletileg összetett e-kereskedelmi projekt jellemzői. Előfordulhat, hogy a rendszerintegráció többe kerül, mint maga a webáruház fejlesztés, helyes megvalósításán pedig nem kevesebb múlik, mint az üzleti folyamataink működőképessége.
Az alábbiakban azokat a kérdéseket vesszük sorra, amelyek egy webáruház és ERP közti integráció során jellemzően fel szoktak merülni. Ezeket célszerű még az ajánlatkérés előtt átgondolni és az információkat a fejlesztőcégek számára rendelkezésre bocsátani.
Termékbedolgozás ERP-ből a webáruházba
Annak ellenére, hogy a Magento egy remek termékmenedzsment szoftver, nem szükségszerűen, de előfordul, hogy a webáruházban megjelenő termékek törzsadatait, fontos jellemzőit nem a webáruházban rögzítjük, hanem azokat az ERP-ben kezeljük, és onnan töltjük be a webshopba. Ilyen esetben gyakorlatilag a termékeket a vállalatirányítási rendszer hozza létre a webáruházban egy integrációs részfolyamat során.
Előfordulhat olyan is, hogy az ERP által vezérelt termékbedolgozás nem teljes körű. Ilyenkor az új termékek a hiányos attribútum értékek miatt inaktív státuszban érkeznek a webshopba, a további jellemzők a Magentóban kerülnek hozzáadásra az adminisztrátorok által, illetve itt történik a termék kategóriába sorolása, egyedi termékleírásainak beszerkesztése vagy éppen képekkel történő kiegészítése is. Hasonló módon a termékek státuszát is vezérelheti az ERP, például azt, hogy aktívan megjelenjen-e az adott cikkszám a webáruházban.
Amennyiben termékbedolgozási folyamatra szükségünk van, célszerű az ajánlatkérésben ismertetni, hogy milyen adattartalmat kezelünk az ERP-ben, amely a webáruházba áttöltésre kerül, illetve mely adattartalmakat kezelünk majd a webshopban. Néhány példa olyan adatcsomagokra, amelyek tipikusan érkezhetnek az ERP-ből:
- Alapadatok (név, cikkszám, rövid leírás)
- Jellemzők és kategória besorolások
- Ár, esetleg termékekhez kapcsolódó árlisták, adóosztályok
- Státusz információk, láthatóság
- Termékképek, egyéb kommunikációs vagy marketing állományok
Készletfrissítés ERP és webshop között
Mind a Magento, mind a vállalatirányítási rendszerek rendelkeznek készletkezeléssel. Amikor ezeket a rendszereket integráljuk egymással, eldöntendő kérdés, hogy a készletkezelés hol történjen, azaz mely rendszer készletinformációit tekintjük irányadónak (hol kezeljük, bevételezzük, adminisztráljuk a kínálat aktuális volumenét). A legtöbb esetben ez a feladatot az ERP látja el és ilyenkor szinte mindig szükség van arra is, hogy az ott tárolt készletinformációk naprakészen rendelkezésre álljanak a webshopban is.
A készletszinkronnak igen sok módja van, a műszaki megvalósítás elsősorban az adatciklusok gyakoriságtól függ. Eldöntendő kérdés, hogy a készlet adatokat milyen módon szeretnénk frissíteni a webáruházunkban.
- Történhet ez eseményvezérelt módon (azaz ha csökken a az ERP-ben a készlet, akkor azt a webshop valamilyen trigger alapján azonnal feldolgozza),
- Rövid időközönként ciklikusan (pl. 5-10-15 percenként),
- Vagy akár hosszabb időközönként frissített nagyobb szinkronizációk során (például naponta 1-2 alkalommal lefutó szinkronizáció révén).
Minél sűrűbb a készletfrissítési intenzitás, annál nagyobb terheléssel számolhatunk, és annál valószínűbb, hogy célszerű bevezetnünk az integrációhoz egy köztes réteget (middleware software). A készletkezeléssel kapcsolatos információkat, üzleti elvárásainkat az ajánlatkérésben igyekezzünk minél pontosabban definiálni, hiszen az integráció sarkalatos eleméről van szó és nagyban befolyásolja az árajánlatot, amit kapni fogunk.
Rendelések továbbítása
Ha van webáruházzal integrálandó vállalatirányítási rendszerünk, akkor igen valószínű, hogy a webshopban keletkezett rendeléseket továbbítani szeretnénk az ERP-be. (Legalábbis igen ritka az olyan eset, amikor erre nincsen szükség). Tipikusan a webshop rendeléseit az ERP feldolgozza (pl. számlát, szállító levelet generál, csökkenti a készletet, stb.) Ez jellemzően eseményvezérelt módon történik, vagyis szükségünk van arra, hogy a rendelés annak leadását követően rögtön megjelenjen a webáruházban. Mindenképp definiáljuk az ajánlatkérésünkben, hogy milyen eseményre kapcsolódva, milyen adattartalmat szeretnénk beküldeni, ha esetleg az ERP által feldolgozott adatformátumot meg tudjuk határozni, az még nagyobb segítség. Néhány példa, ami jellemző igény szokott lenni:
- Vevő adatok továbbítása (esetleg regisztrációkor megadott adatok)
- Cím adatok továbbítása (mint például számlázási és szállítási cím adatok)
- Vevő által választott fizetési és szállítási mód adatok átadása
- Értelemszerűen szükséges szokott lenne a megrendelt termékek rendelés feldolgozáshoz szükséges adatainak továbbítása (hasznos, ha ezeket előre körbe tudjuk írni)
- Rendelés kiegészítő adatok továbbítása is szükséges lehet, mint például: megjegyzés, kedvezménysorok (sor- kosár-kedvezmények, kupon)
Rendelés státuszok kétirányú kezelése
A leadott rendelésekkel az ERP-ben jellemzően további folyamatok történnek. Feldolgozzuk őket, számlázásra kerülnek, elküldjük őket futárcéggel a vevő irányába, teljesülnek, meghiúsulnak, stb. Keletkezhet számla, szállítólevél, egyéb elektronikus anyagok, amelyeket el szeretnénk juttatni a webshopba. Fontos kérdés, hogy a webáruház felé ezeket a státuszokat szeretnénk-e az ERP-ből visszaszinkronizálni, például hogy a felhasználó a profiljában vagy automatikusan kiküldött e-mailek formájában értesüljön róluk. A rendeléshez tartozó státusz adatok ERP rendszerből webshopba történő szinkronizálása, azok ottani feldolgozása és az egyes státuszváltozások által kiváltott műveletek mind fontos részei lehetnek az integrációnak. Gondoljuk át őket, és ha tudjuk, az ajánlatkérésben ismertessük az elvárt folyamatot.
Felhasználók kezelése a rendszerek között
A webáruházban a vásárlások vásárlókat generálnak, regisztrációjuk során pedig önálló profillal rendelkező userekké válnak. Eldöntendő kérdés, hogy a regisztrált felhasználókat szinkronizálni szeretnénk-e az ERP irányába vagy esetleg vannak-e olyan, a vállalatirányítási rendszerben jelen lévő felhasználói adatok (pl. valamilyen törzsvásárlói rendszer tagjai), amelyeket a webshopba szeretnénk betölteni. Vannak esetleg B2B partnereink, amelyek az ERP-ben léteznek, és a webshopban speciális műveleteket tudnak végrehajtani? Vannak olyan regisztrált vásárlóink, akik kiegészítő termékinformációkkal, esetleg bővebb termékkörrel találkoznak, és ezeknek valamilyen köze van az ERP-ben zajló műveletekhez? A kérdések sora hosszan folytatható. A felhasználói adatok ERP és webshop közötti mozgatását mindenképp gondoljuk át, és ismertessük az ajánlatkérésünkben!
Záró gondolatok
Most, hogy ennek a hosszú listának a végére értünk, beláthatjuk, hogy webáruház fejlesztésre ajánlatot kérni és pláne a kapott ajánlatokat feldolgozni komoly munka, sok átgondolást és információ megosztást igénylő feladat. Azt is nyugodtan kimondhatjuk, hogy az a fejlesztőcég, aki ezen információk hiányában ajánlatot ad nekünk, az felelőtlenül jár el és nem tudja mit csinál.
Megrendelőként az az érdekünk, hogy minél pontosabb információk alapján kapjunk ajánlatot, ellenkező esetben a projekt során kellemetlen meglepetések és nem várt plusz költségek érnek majd bennünket. Vegyük komolyan az ajánlatkérési folyamatot, minél precízebben és pontosabban definiáljuk a feladatot, annál pontosabb képet látunk majd.
