Belső visszaélés bejentő rendszer eljárásrendje

I. Általános rendelkezések

A OANDER Development Kft. (a továbbiakban: „Cég”) 2023. évi XXV. törvény – a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról (a továbbiakban: Panasztv) 13.§ – 16 §-a alapján visszaélés-bejelentési rendszert (a továbbiakban: bejelentési rendszer) hoz létre.
A jelen Szabályzat tartalmazza a Cég bejelentési rendszere működésére vonatkozó szabályokat, előírásokat és irányelveket.
A bejelentési rendszerbe a Cég munkavállalói, valamint a Céggel szerződéses viszonyban álló, vagy olyan személyek tehetnek bejelentést, akiknek a bejelentés megtételéhez vagy a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához méltányolható jogos érdekük fűződik (a továbbiakban: bejelentő).
A bejelentési rendszer alapján a nem névtelen bejelentő személyét a bejelentést kivizsgálókon kívül más nem ismerheti meg. A bejelentés vizsgálók a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatása kivételével – nem oszthatják meg a Cég egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem.
A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a rá vonatkozó bejelentésről, a személyes adatai védelmére és kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját akár jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.
Értelmező rendelkezések:

Jelen Szabályzat alkalmazása során
a) a panasz olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat.

b) a közérdekű bejelentés olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat.

c) a jóhiszeműen tett bejelentés: olyan magatartás, amely a másik fél jogát, jogos érdekét nem sérti. A jóhiszeműség és tisztesség követelményét sérti az is, akinek joggyakorlása szemben áll olyan korábbi magatartásával, amelyben a másik fél okkal bízhatott.

Jelen Szabályzat alkalmazása szempontjából a panasz és közérdekű bejelentés a továbbiakban együtt: „bejelentés”.

d) bejelentéssel érintett személy: az a személy (i) akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, vagy (ii) aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.

8. A bejelentési rendszerben a Cég a bejelentőnek, valamint a bejelentésben érintett személynek a bejelentésben megadott személyes adatait – ideértve a különleges adatokat és bűnügyi személyes adatokat – a bejelentés vizsgálata céljából kezelheti és a bejelentővédelmi ügyvéd, illetve a bejelentés vizsgálatában közreműködő külső szervezet részére továbbíthatja.

II. A bejelentés módjai

Szóbeli bejelentés:
Személyesen: Fehérvári Nóra
A bejelentés ügyintézés helye: Székhely: 1061 Budapest Andrássy út 2. III. em.
A bejelentés ideje: minden hónap első hétfőjén 10:00-12:00 óra között.

Írásbeli bejelentés:
a) Fehérvári Nóránál személyesen vagy más által átadott irat útján,
b) postai úton (OANDER Development Kft. Postacím: 1242 Budapest, Pf. 404.) elektronikus levélben: nora.fehervari@oander.hu

A bejelentő eljárhat meghatalmazott útján is. Amennyiben meghatalmazott útján jár el, a meghatalmazást közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba kell foglalni.

A bejelentőnek a bejelentés megtételekor nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak (nyilatkozat minta). A bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés vizsgálatára irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik. A bejelentőt tájékoztatni kell arról, hogy a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés vizsgálata mellőzhető.

III. A bejelentés vizsgálata

1. A bejelentés vizsgálatának általános szabályai

1.1 A bejelentést a Cég köteles kivizsgálni. A bejelentés vizsgálatára annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre, amely határidőtől – név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés kivételével – csak különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet eltérni. A vizsgálat időtartama a 3 hónapot nem haladhatja meg.

1.2. A vizsgálat eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről a bejelentőt tájékoztatni kell. A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt, vagy a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után bejelentett, továbbá a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés vizsgálata mellőzhető. Ha a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak korlátozásával nem áll arányban, a Cég a bejelentés vizsgálatát mellőzheti.

1.3. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor értesíteni kell az ügyvezetőt és a Cég tulajdonosát, valamint intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

1.4. Ha a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a Cég által meghatározott magatartási szabályokat, értesíteni kell a Cég ügyvezetőjét, aki a munkaviszonyra vonatkozó szabályoknak megfelelően a munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat.

1.5. Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül törölni kell.

1.6. Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is – a bejelentésre vonatkozó adatokat a Cég bejelentési rendszerében legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig lehet kezelni.

2. A bejelentés vizsgálata a bejelentés formája szerint

2.1. Szóbeli bejelentés vizsgálata:

2.1.1. A szóbeli bejelentés vizsgálata iránt intézkedni kell és a bejelentés tárgyát lehetőség szerint azonnal orvosolni kell.

2.1.2. Ha a bejelentő a szóbeli bejelentés kezelésével nem ért egyet, a bejelentést fogadó a bejelentésről és az azzal kapcsolatos álláspontjáról jegyzőkönyvet vesz fel.

2.1.3. A jegyzőkönyv egy másolati példányát a személyesen közölt szóbeli bejelentés esetén a bejelentőnek át kell adni.

2.1.4. A jegyzőkönyvnek legalább az alábbiakat kell tartalmaznia:

a) a bejelentő neve,
b) a bejelentő lakcíme, (székhelye), illetve amennyiben szükséges, levelezési címe,
c) a bejelentés előterjesztésének helye, ideje, módja,
d) a bejelentés részletes leírása, a bejelentéssel érintett kifogások elkülönítetten történő rögzítésével, annak érdekében, hogy a bejelentő bejelentésében foglalt valamennyi kifogás teljes körűen kivizsgálásra kerüljön,
e) a bejelentő által bemutatott iratok, dokumentumok és egyéb bizonyítékok jegyzéke,
f) amennyiben a bejelentés azonnali vizsgálata nem lehetséges a jegyzőkönyvet felvevő személy és a bejelentő aláírása,
g) a jegyzőkönyv felvételének helye, ideje és
h) a bejelentéssel érintett szakterület megjelölése.

2.2. Írásbeli bejelentés vizsgálata
Az írásbeli bejelentéssel kapcsolatos, indokolással ellátott álláspontot a bejelentés közlését követő 30 naptári napon belül kell megküldeni a bejelentőnek.

3. A bejelentés alapján – ha alaposnak bizonyul – gondoskodni kell

a) a jogszerű vagy a közérdeknek megfelelő állapot helyreállításáról, illetve az egyébként szükséges intézkedések megtételéről,
b) a feltárt hibák okainak megszüntetéséről,
c) az okozott sérelem orvoslásáról és
d) indokolt esetben a felelősségre vonás kezdeményezéséről.

4. A bejelentőt – a 6. pont kivételével – nem érheti hátrány a bejelentés megtétele miatt.

5. A bejelentő személyes adatai – a 6. pontban foglaltak kivételével – csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő egyértelműen hozzájárult. A bejelentő személyes adatai egyértelmű hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

6. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt és

a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,

b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

IV. A bejelentéssel kapcsolatos adatkezelés szabályai

1. A bejelentés során a következő adatok kérhetők a bejelentőtől és a bejelentésben érintett személytől:

a) neve,
b) lakcíme, székhelye, levelezési címe,
c) ha jogi személy a bejelentő a székhelye és törvényes képviselője neve,
d) telefonszáma,
e) értesítés módja,
f) bejelentés leírása, oka,
g) a bejelentés alátámasztásához szükséges, a bejelentő birtokában lévő olyan dokumentumok, másolata, amely a Cégnál nem áll rendelkezésre,
h) meghatalmazott útján eljáró bejelentő esetében érvényes meghatalmazás és
i) a bejelentés kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat.

2. A bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait Cég Adatkezelési szabályzata rendelkezéseinek megfelelően kell kezelni.

V. A bejelentés kezeléséhez fűződő tájékoztatási kötelezettség

1. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a rá vonatkozó bejelentésről, valamint a személyes adatai kezelésére vonatkozó szabályokról.

2. A bejelentés elutasítása vagy a bejelentés vizsgálatára előírt Panasztv-ben meghatározott 30 naptári napos válaszadási határidő eredménytelen eltelte esetén a fogyasztónak minősülő bejelentő békéltető testülethez vagy a bírósághoz, a fogyasztónak nem minősülő bejelentő a bírósághoz fordulhat.

VI. A bejelentés nyilvántartása

1. A bejelentésekről, valamint az azok rendezését, megoldását szolgáló intézkedésekről nyilvántartást kell vezetni.
A nyilvántartás tartalmazza:

a) a bejelentés leírását, a bejelentés tárgyát képező esemény vagy tény megjelölését,
b) a bejelentés benyújtásának időpontját,
c) a bejelentés rendezésére vagy megoldására szolgáló intézkedés leírását, elutasítás esetén annak indokát,
d) az intézkedés teljesítésének határidejét és a végrehajtásért felelős személy megnevezését,
e) a bejelentésre adott válaszlevél postára adásának dátumát.

2. A bejelentési rendszerből haladéktalanul törölni kell a bejelentésben nem érintett harmadik személyre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, valamint a Panasztv. szerint nem kezelhető adatokat.

VII. Hatálybalépés

Jelen Szabályzat 2024. január 01. napjától lép hatályba.

Jelen Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a Panasztv., valamint a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogszabályok irányadóak.